نام و نام خانوادگی مسئول روابط عمومی :

حسین آفتابی –  فوق لیسانس ادبیات فارسی

شرح وظايف و تشکيلات روابط عمومي

   با بررسي تعاريف مربوط به روابط عمومي، مي توان گفت که مهمترين وظيفه روابط عمومي،شناخت افکار عمومي و نفوذ در آن برای جلب رضايت افکار عمومي از سازمان است که هم در درون سازمان و هم در بيرون از سازمان دنبال مي شود. بي ترديد،اين وظيفه، در قالب مجموعه ای از فعاليتهای ارتباطي صورت مي گيريد که تحت عناوين نسبتاً ثابتي شامل ارتباط با رسانه ها و سازمانها، ارتباط مردمي، پژوهش، آموزش، برنامه ريزی، انتشارات، امور  فرهنگي  و  نمايشگاهها،  سنجش  افکار  و پشتيباني  از آنها ياد مي شود.

شرح  وظايف  :

الف ) ارتباطات

 ب ) امور فرهنگي و نمايشگاهها

 ج ) انتشارات

 د ) سنجش افکار

 و ) آموزش ، پژوهش و برنامه ريزی

 الف ) ارتباطات

·         سياستگذاری،برنامه ريزی و کاربرد شيوه ها و برنامه های مناسب برای انعکاس اهداف،سياستها، فعاليتها، برنامه ها، کارکردها  و مواضع سازمان به مخاطبان، رسانه ها و جامعه؛

·         گرد آوری، جمع بندی و تحليل نظرها و ديدگاههای مردم، نخبگان و رسانه ها در زمينه فعاليتهای سازمان و ارايه آن به مديريت؛

·         تلاش برای تقويت هر چه بيشتر روحيه تفاهم بين کارکنان و مديران و هميت سازماني و زمينه سازی برای برقراری ارتباطات بين آنان؛

·         اعلان مواضع سازمان؛

·         عضويت و شرکت در جلسه های مهم سازمان به منظور آگاهي از سياستها، خط مشي ها، برنامه ها و روند فعاليتها ونيز آگاهي از نتايج ساير نشستها و گردهم آيي ها و جلسه ها؛

·         تدوين " تقويم جامع ارتباطات سازماني" در قالب ملاقاتها و بازديدهاي مسئولان سازمان با شخصيتهاي حقيقي و حقوقي،كاركنان و اقشار مختلف مردم با هدف تداوم و گسترش اصولي و تلطيف روابط و تنظيم افكار عمومي؛

·         تدارك تمهيدات و اقدامات لازم براي راهنمايي ارباب رجوع و تسهيل دسترسي به مراكز و مسئولان سازمان؛

·         برنامه ريزي و اطلاع رساني به مردم درباره عملكرد سازمان به انگيزه تنوير افكار عمومي؛

·         تدوين برنامه سالانه مصاحبه هاي مسئولان سازمان با مطبوعات متناسب با اولويتهاي سازماني و نيازهاي افكار عمومي؛

·         تهيه و تنظيم اطلاعات پايه اي از سازمان براي ارايه به مراجعان و ميهمانان سازمان به زبانهاي مختلف؛

·         ايجاد ارتباط احسن با مطبوعات، راديو، تلويزيون و خبرگزاري های رسمي جمهوری اسلامي و بهره برداري بهينه از آنها براي اطلاع رساني به مردم.

ب) امور فرهنگي و نمايشگاهها

·         مشاركت در برگزاري سمينارها و گردهم آيي هاي تخصصي و عمومي درون سازماني؛

·         پوشش تبليغي ساختمانها و فضاهاي عمومي سازمان در تعظيم ايام و مناسبتهاي ويژه؛

·         تدوين و اجراي طرح جامع تبليغات براي فضاسازي فرهنگي، تبليغي در ساختمانها و محوطه ها؛

·         مديريت نمايشگاهها (سالانه ، دايمي و ...) در خارج و داخل سازمان با همكاري و مشاركت مراكز مربوط؛

·         طراحي و توليد هداياي تبليغاتي براي اهدا به مخاطبان (متناسب با سلايق و علايق قشرها)؛

·         تهيه، تدوين و اجراي نظامنامه و تقويم مراسم داخل سازمان؛

·         راه اندازي و اداره موزه و اتاق افتخارات سازمان؛

·         ترتيب دادن برنامه هاي بازديد كاركنان از طرحهاي شاخص سازمان؛

·         توليد و سفارش ساخت آگهي هاي تلويزيوني (تيزر) و فيلمهاي مورد نياز براي تبليغ عملكرد و مستندسازي سازمان؛

·         همكاري با فرهنگسراها به منظور توسعه فرهنگ سازمان با برگزاري جشنواره عكس، نقاشي و مقاله نويسي بين دانش آموزان درباره سازمان.

ج) انتشارات

·         تدوين كتب، جزوهها و تهيه مواد انتشاراتي به منظور معرفي سازمان؛

·         گردآوري و نشر اطلاعات و اخبار و گزارشهاي مربوط به سياستها، فعاليتها، طرحها و برنامه ها با شيوهها و قالبهاي موثر و مناسب؛

·         طراحي، تنظيم و تدوين نظامنامه اشتراك، تأمين و توزيع نشريات و مطبوعات برونسازماني و نظارت بر حسن اجراي آن؛

·         تدوين و انتشار خلاصه عملكرد سالانه سازمان براي ارايه به افكار عمومي؛

·         گردآوري و توليد مجموعههاي موردي و ادواري به صورت موضوعي در قلمروهاي موردنياز مديران و كاركنان سازمان با استفاده از منابع مختلف از جمله مطبوعات كشور و همكاري با ساير حوزه ها در انتشار اين موارد؛

·         انتشار نشريه داخلي و برونسازماني سازمان؛

·         نظارت بر نحوه انتشار نشريات در سازمان.

د)سنجش افكار

·         تهيه گزارش‌هاي تحليلي ادواري (هفتگي/ ماهانه/ فصلي/ سالانه) از افكار عمومي داخل و خارج از سازمان براي ارايه به مديريت؛

·         نقد و بررسي و تحليل بازتاب فعاليت‌هاي سازمان در نظر اقشار مردم بويژه نخبگان، رسانه‌ها و دستگاه‌ها از يكسو و مديران و كاركنان از سوي ديگر و ارايه گزارش آن به مديريت؛

·         سنجش افكار عمومي درون‌سازماني به منظور بازاريابي مسائل و ارايه راه‌كارهاي مناسب به مديريت؛

·         طراحي و اجراي نظام گردآوري پيشنهادهاي كاركنان به منظور ترغيب كاركنان به مشاركت هرچه موثرتر در بهبود جريان امور سازمان؛

·         تحليل محتواي مطبوعات به صورت ماهانه، فصلي و سالانه و ارايه نتايج آن به مديريت.

 و) آموزش، پژوهش و برنامه‌ريزي

·         تهيه گزارش‌هاي عملكرد دوره‌اي از فعاليت‌هاي روابط‌عمومي؛

·         نوآوري، خلاقيت و طراحي فعاليت‌هاي جديد در قلمرو وظايف روابط‌ عمومي؛

·         نظارت و ارزيابي فعاليت‌ها و اعمال نتايج حاصل در برنامه‌ها و فعاليت‌هاي آتي؛

·         تهيه و تدوين برنامه و بودجه سالانه؛

·         برنامه‌ريزي، برآورد و پيگيري براي دريافت اعتبارات مورد نياز روابط عمومي بر اساس برنامه عمل سالانه؛

·         طراحي و برنامه‌ريزي براي ارتقاي كليه اموري كه به رشد كمي و كيفي ارتباط و همدلي بين سازمان و مردم و دستگاه‌ها و مديران و كاركنان با يكديگر بيانجامد؛

·         شركت دادن كاركنان در دوره‌هاي آموزشي متناسب با فعاليت‌هاي آنان؛

·         برنامه‌ريزي و اجراي دوره‌هاي آموزشي كوتاه‌مدت و مقطع‌دار روابط‌ عمومي؛

·         برگزاري همايش آموزشي براي آشنايي كاركنان روابط‌عمومي با جديدترين دستاوردهاي علوم ارتباطات و روابط ‌عمومي؛

·         سياستگزاري، هدايت و نظارت بر عملكرد واحدهاي تابعه روابط‌ عمومي.